Hema-Turnier Organisation: Ein Turnierzyklus

Orientiert an der Organisation der Symphony of Steel, HEMA-Turnier der Schwabenfedern.

Einige Worte vorweg

Wozu dient dieses Dokument, und für wen ist es? Angesetzt war es als eine Art Checkliste für die Symphony of Steel, einem von den Schwabenfedern in Ulm organisiertes Turnier, damit jeder im Verein der möchte ohne besondere Einführung durch vorherige Organisatoren mithilfe dieses Dokuments die Hauptorganisation des Turniers übernehmen kann. Dann kam die Erkenntnis, dass Turniere im Kern doch irgendwie gleich ablaufen, das heißt auch andere können dieses Dokument nutzen um Fehler zu Vermeiden bzw. auf Unerwartetes besser vorbereitet zu sein. Ich hoffe insbesondere, dass dieses Dokument für Vereine, die noch nie eine solche Veranstaltung organisiert haben, nützlich sein wird. Direkt gerichtet ist das Dokument an den oder die HauptorganisatorIn eines HEMA Turniers. Der DDHF bietet bereits ein ähnliches Dokument an (siehe https://ddhf.de/turniere/organisation/), hier soll insbesondere durch Erfahrungswerte und einen chronologischen Aspekt erweitert werden. Viele der Inhalte dieses Dokuments werden auch in den Podcastfolgen 102 und 103 von Schwertgeflüster (https://www.schwertgefluester.de/) diskutiert.

Wird dieses Dokument gepflegt? Kann man sich mit eigenen Erfahrungen einbringen? Ich wünsche mir, dass dieses Dokument durch die Erfahrungen anderer Turnierorganisatoren erweitert wird. Dazu kann jeder das Dokument in einem Google Drive kommentieren, die Kommentare werden dann nach und nach eingebunden (gerne auch für Rechtschreib- und Grammatikfehler nutzen!). Die jeweils aktuellste, aber möglicherweise ungeschliffenere, Version ist also auch in dem Drive zu finden. Hier der Link dazu:
https://docs.google.com/document/d/1kbrwjtmL8s2OOUJRiuUHKCrXNOc9QCY3bYRqDvCAUw8/edit?usp=sharing

Solltest du ein Turnier organisieren? Die Antwort ist vermutlich ja. Ein Turnier ist zwar mit einigem Aufwand verbunden, hat aber viele positive Effekte für die organisierende Gruppe. Zum Beispiel: Man muss ausnahmsweise nicht weit fahren um an einem Turnier teilzunehmen, (Turnier-)Anfänger können ohne großen Aufwand Turnierluft schnuppern, ein Turnier ist gute Werbung, sowohl innerhalb der Szene als auch außerhalb und es gibt euch eine Gelegenheit eure eigenen Ideen in die Turnierszene zu bringen.

Kannst du ein Turnier organisieren? Hierfür gibt es eigentlich nur zwei limitierende Faktoren (die Existenz eines Hauptorganisators mal ausgeschlossen, du liest schließlich dieses Dokument): Helfer und Platz. Wenn du davon ausgehen musst, keine oder zu wenige Helfer zusammenzubringen, dann kann das Turnier nicht glatt über die Bühne gehen. Und selbst wenn Helfer da sind, ohne einen Ort für das Turnier ist das Projekt zum Scheitern verurteilt. Mit allen anderen potenziell beschränkenden Faktoren kann man umgehen.

Ziele und Mentalität in der Organisation. Die Organisation eines Events kann sehr unterschiedlich ablaufen, je nachdem welche Ziele du als der Organisator bzw. der organisierende Verein verfolgst. Es geht mir hier um Ziele der Organisation an sich, nicht um Ansprüche an das Turnier. Wichtig zu bemerken ist hier: Ich beschreibe hier explizit meine eigene Mentalität in der Organisation, also eine Art Organisation nach “meinem Stil”. Andere Ansätze mögen für andere Gruppen besser funktionieren, daher überlege dir immer ob der Angesprochene Punkt auch auf dich und dein Event zutrifft. Das gilt eigentlich für das gesamte Dokument.

Hier nun aber vier wichtige Leitregeln, an die ich mich für die gesamte Organisation zu halten versuche:

1. Plane so, dass du selbst am Turnier nichts mehr zu tun hast. Das wird natürlich nicht klappen, da immer unvorhergesehenes passiert um das du dich kümmern musst, denn der Hauptorganisator ist in meinem Weltbild am Turnier Ansprechperson für alles. Wenn aber alles vorhergesehene ohne dein Zutun läuft, dann bist du jederzeit in der Lage dich um die unvorhergesehenen Dinge zu kümmern. Und das wird auch nötig sein.
2. Falle nicht auf “vor Ort klappt das schon” und “das müsste schon reichen” herein! Alles was getestet werden kann (Wie lange dauert ein Ausrüstungscheck? Wie lange dauert ein Pool? Wie läuft der Aufbau ab? …) wird auch getestet. Basierend auf diesen Tests planst du den zeitlichen Ablauf des Events. Das ist die absolute Grundlage um nicht in Personalmangel und Zeitverzug zu geraten. Auch alles Material, das du auf dem Turnier brauchst, muss vorher auf ausreichende Verfügbarkeit geprüft werden.
3. Die Teilnehmer sollen sich voll auf das Turnier konzentrieren können. Die Teilnehmer sollten vor Ort nichts anderes tun müssen, als in der vorgeschriebenen Ausrüstung zum angegebenen Zeitpunkt beim Ausrüstungscheck sowie ihren Gefechten zu sein. Wenn möglich soll ein Teilnehmer beispielsweise nicht auch noch als Kampfrichter fungieren, oder sich selbstständig seine Gegner suchen müssen.
4. Lass nicht zu, dass die Organisation für dich und deine Helfenden zu stressig wird. Erledige machbare Arbeit so früh wie möglich, damit nicht plötzlich alles auf einmal erledigt werden muss. Nutze deinen Verein, um Arbeit zu verteilen. Wenn du dich an dieses Dokument hältst und die oberen Punkte beachtest sollte diese Leitregel eigentlich automatisch eingehalten werden.

Gerade in Punkt drei verfolge ich eine Mentalität, die in einigen Turnieren anders gelebt wird. Zwei Arten sind einigermaßen üblich, in verschiedenen Auslegungen. Die eine ist die in Punkt drei Beschriebene. In der Anderen geht man stärker von einem “Community Event” aus, bei dem erwartet wird, das alle Anwesenden im Ablauf des Events mithelfen. Zum Beispiel, indem sie als Kampf-/ Linienrichter oder Schutzmeister fungieren, oder indem sie eigenständig ihren nächsten Kontrahenten suchen müssen. Mach dir früh klar was dir lieber ist. Die Beschreibungen in diesem Dokument folgen dem ersten Stil.

Struktur dieses Dokuments. Ich verfolge einen Zeitstrahl abhängig vom Zeitpunkt des Turniers. Für eine Zeit vor dem Turnier (z.B. 3 Monate) gebe ich eine Liste von Entscheidungen und Aktivitäten an, die etwa zu dieser Zeit angegangen werden sollten. Das ist natürlich nur eine Empfehlung, je nach Situation kann es sich lohnen, einige Aktivitäten nach vorne oder hinten zu schieben. Wenn du dir darüber keine Gedanken machen willst: Wenn du einfach dem empfohlenen Zeitplan folgst solltest du ohne viel Stress zu einem schönen und erfolgreichen Turnier kommen. Wie der Titel verrät beschreibe ich einen (jährlichen) Zyklus, das heißt nach der Ausführung der letzten Aktivitäten kannst du wieder oben anfangen mit den Turniervorbereitungen für das nächste Jahr. Was zu erledigen ist wird erstmal als unkommentierte Checkliste angegeben und wo nötig im Anschluss mit mehr Details bestückt.

Noch neun Monate zum Turnier

Entscheidungen

• Soll es ein DDHF Ranglistenturnier sein?
• Welche Waffengattungen/Turniere sollen stattfinden?
• Wie viele Teilnehmer sollten (pro Turnier) mitmachen können?
• Wann soll das Turnier stattfinden?
• Wie viele Tage soll das Turnier gehen?
• Soll zusätzlich zum verpflichtenden Ersthelfer ein Sanitätsdienst in Anspruch genommen werden?
• Wie hoch ist das Budget (ungefähr)?

Wenn das Turnier ein Ranglistenturnier sein soll, dann sind ein paar (wenige) hauptsächlich bürokratische Schritte insbesondere was das Regelwerk angeht zu beachten. Am Besten informierst du dich über den aktuellen Ablauf auf der Homepage des DDHF. Schiebe das nicht heraus, das kann ein wenig dauern, und es gibt Fristen zu berücksichtigen.

Je nachdem welche und wie viele Turniere gefochten werden braucht du eine größere Halle und mehr bzw. anderes Material. Auch muss unter Umständen für jede Waffengattung ein eigenes Regelwerk erstellt werden.

Die Zahl der Teilnehmer kann natürlich bei Bedarf angepasst werden, sollte aber hier schon grob feststehen. Die Zahl der Teilnehmer bestimmt maßgeblich die nötige Hallengröße, die Anzahl der Helfer, die erwarteten Kosten, das erwartete Budget und die Zeitplanung. Wichtig: Gerade wenn du das Turnier das erste mal veranstaltest, rechne insbesondere beim Budget nicht damit, dass alle Plätze besetzt werden! Damit dein Turnier keine Verluste einfährt rechne erst einmal mit 50%-70% Auslastung, für das nächste Turnier kannst du diese Zahlen dann aus der Erfahrung anpassen.

Das Turnierformat muss zumindest grob geregelt sein, bevor bei den Regeln ins Detail gegangen werden kann. Damit ist z.B. so etwas wie Poolphase mit Single Elimination oder HALAG gemeint.

Damit effektiv nach z.B. Hallenplätzen gesucht werden kann muss (in Absprache mit internen Helfern) festgelegt werden, wann das Turnier stattfinden soll. Bestimme hier ein genaues Datum, von dem du nur abweichst, wenn die Randbedingungen (zum Beispiel Hallenverfügbarkeit) den Termin unmöglich machen. Achte hier auf eventuelle Kollisionen mit anderen (HEMA) Veranstaltungen! Auch zeitlich nah an einem beliebten Event zu sein kann ein Problem sein, da Teilnehmer evtl. nicht wieder so bald einen weiten Weg auf sich nehmen wollen.

Je nach Größe des Turniers in Abhängigkeit zu den verfügbaren Helfern und der Größe der Halle ist es nötig, das Turnier auf mehrere Tage zu strecken. Binde hier unbedingt deine (voraussichtlichen) Helfer mit ein. Werden sie auch über mehrere Tage hinweg helfen?

Bei jedem Turnier ist ein dedizierter Ersthelfer verpflichtend. Darüber hinaus ist bei Veranstaltungen von bis zu 200 Personen ein Sanitätsdienst zwar noch nicht vorgeschrieben, dieser kann natürlich die nötige Rolle des Ersthelfers erfüllen. Allgemein lohnt es sich jemanden zu bestimmen, der medizinische Erfahrung hat und zügig entscheiden kann, wie mit einer Blessur umzugehen ist (Sollte die Person ins Krankenhaus? Reicht Kühlen? Kann die Person weiter teilnehmen?). Wenn du so jemanden nicht in deinem Verein hast ist das Bereitstellen eines Sanitätsdienstes stark empfohlen, dieser kann allerdings teuer sein. Auch deswegen ist diese Entscheidung früh zu treffen, da sie die Höhe des Budgets stark beeinträchtigen kann. Die Kosten können unterschiedlich sein, es ist aber mit c.a. 300€ pro Tag zu rechnen.

Ein grober Rahmen für das Budget ist essenziell für die Planung aller anderer Schritte. Art der Halle sowie der gestellten Annehmlichkeiten für Fechter und Helfer hängen direkt davon ab. Für das Budget ist eine gute Abschätzung der Teilnehmerzahl wichtig, durch deren Teilnehmergebühr wird schließlich alles finanziert. Je nach Größe und Angebot sind Teilnahmegebühren zwischen 20€ und 60€ üblich.

Aktivitäten

• Schätzung der Zahl der Helfer
• Halle(n) für mögliche Termine anfragen und reservieren
• Regeln und Ausrüstungsvorgaben festlegen/aktualisieren
• Website aufsetzen

Wie Eingangs schon erwähnt ist die Zahl der verfügbaren Helfer einer der limitierenden Faktoren für das Event. Für die Planung ist eine grobe Schätzung der verfügbaren (internen) Helfer notwendig, mach also intern schon mal eine Umfrage, wer sich zum Helfen voraussichtlich bereit erklären würde. Wenn du keine Helfer stellen kannst steht dein Turnier unter keinem guten Stern.

Hallenplätze können sehr rar sein. Es lohnt sich also früh mit der Suche danach zu beginnen. Der Hallenplatz ist ausschlaggebend für den genauen Termin des Turniers. Sobald die Halle reserviert ist kann ordentlich mit dem Bewerben des Turniers begonnen werden. Wenn ein Angebot einer Halle da ist, die für deinen Termin angemessen ist, sofort reservieren!

Für die Regeln gibt es unterschiedliche Ansätze. Der einfachste Weg ist es, ein bereits vorgefertigtes Regelwerk des DDHF zu verwenden, mit eventuellen kleinen Änderungen. Bist du damit allerdings nicht zufrieden kommst du nicht darum herum ein eigenes Regelwerk zu erstellen. Das Erstellen von guten Regeln ist sehr schwierig. Du solltest dir dafür viel Zeit nehmen und dir Hilfe aus deinem Verein dazuholen. Außerdem solltest du einen Blick in häufig verwendete Regelwerke werfen und gegebenenfalls deren Ersteller oder andere erfahrene Turnierveranstalter um Rat bitten. Dieses Dokument ist kein Leitfaden zum Erstellen guter Regeln, aber hier dennoch ein paar Anregungen, über die es nachzudenken gilt:

• Sind die Regeln gut schiedsbar? Regeln können noch so gut gemeint sein, wenn deine Kampfrichter sie nicht umsetzen können führen sie nur zu unfairen Resultaten und Frustration. Extrembeispiel: Schnitt über 15 cm bringt einen Punkt, Schnitt über 30 cm bringt zwei Punkte. Wir sind Welten davon entfernt, derartige Unterschiede konsistent zu bewerten.
• Ist die Sicherheit der Teilnehmer gewährleistet?
• Welche Art zu fechten soll gefördert, welche eher weniger begünstigt werden?
• Sind die Ausrüstungsvorgaben realisierbar? Sagen wir dir sind 800N Jacken zu wenig, es müssen mindestens 1000N sein. Das ist zwar nett gemeint, aber wenn du deine Regeln konsequent durchsetzt wird kaum ein Teilnehmer deine Vorgaben erfüllen können, weil nun einmal niemand so eine Jacke besitzt und sie auch nicht für dein Turnier besorgen wird.

Hier schon einmal erwähnt, aber später noch einmal aufgegriffen: Setze die Ausrüstungsvorgaben auch durch. Das ist in deinem eigenen Interesse: Sobald die Teilnehmer spitz kriegen, dass es einen “Sonderfall” gab, darfst du dir sehr viel Diskussion anhören à la “Bei dem war das doch auch ok!”.

Es ist nützlich so früh wie möglich eine zentrale Stelle zu haben auf die du verweisen kann wenn Fragen anfallen. Eine Website ist dafür natürlich perfekt geeignet, aber auch so etwas wie eine Facebook oder HEMA.Events Veranstaltung ist denkbar. Füge hier immer so früh wie möglich alle verfügbare Information ein, das gilt natürlich auch für den restlichen Verlauf der Organisation. Für einige wichtige Punkte die es beim Aufsetzen einer Website zu beachten gilt, siehe Die größten HEMA-Homepage Sünden der Videoguide.

Noch sechs Monate zum Turnier

Entscheidungen

• Soll es “Rahmenprogramm” geben? Wenn ja, was?

Hier geht es zum Beispiel um etwas wie ein gemeinsames Abendessen, oder “Beschäftigung” für Teilnehmer, die bereits in der Poolphase ausgeschieden sind. Das kann sicherlich auch noch spontaner entschieden werden, aber je nach Lage und Größe ist auch dieses Rahmenprogramm mit viel Aufwand verbunden. Frage die Teilnehmer direkt bei der Anmeldung ob sie an dem Rahmenprogramm teilnehmen möchten, damit du ordentlich kalkulieren kannst. Mach dabei in der Formulierung klar, dass hier nicht leichtsinnig zugesagt werden soll, da eben basierend auf den Anmeldungen Reserviereungen getätigt werden. Auch wichtig: Soll es einen Händler vor Ort geben?

Aktivitäten

• Ankündigen des Turniers (wenn noch nicht geschehen)
• Falls DDHF Ranglistenturnier: Kooperationsvereinbarung anfertigen
• Suche nach Helfern, insbesondere Kampfrichter
• Beginn mit der Ausbildung interner Kampfrichter
• Delegieren von gut abkapselbaren Aufgaben
• Design und Planung des Merchandise
• Sponsoren anfragen

Zeit das Turnier ankündigen! Inzwischen sind alle Daten die für eine Ankündigung nötig sind vorhanden, also insbesondere Datum und Turniere. Ist die Website auf dem neuesten Stand? Die Turnierankündigung kann technisch gesehen schon früher passieren, eben sobald alle relevanten Daten zusammen sind.

Wenn du hier angekommen bist solltest du auch alle Daten haben, die du für die Kooperationsvereinbarung des DDHF brauchst. Da es hier Fristen einzuhalten gilt, lohnt es sich das Unterschreiben der Kooperationsvereinbarung so früh wie möglich in die Wege zu leiten. Sollte doch noch etwas fehlen oder evtl. Änderungen im Regelwerk nötig sein hast du noch genug Zeit um zu reagieren.

Alle Daten (insbesondere der Tag des Events) stehen fest. Das heißt, du kannst damit beginnen Helfer “verbindlich” einzuplanen. Das schafft auch ein Bewusstsein bei den Leuten im eigenen Verein, dass du hier ein Event planst für welches du viel Hilfe brauchen wirst. Hier eine Beschreibung der wichtigsten Bereiche für Helfer und deren grobe benötigte Anzahl:

• Punktetisch (Lüsner): Mindestens zwei, Optimal sind vier Helfer pro Tisch. (Punkte zählen, Zeit messen, Bänder [Kämpfer Rot!] Verteilen, Kämpfer aufrufen). Manche der Aufgaben kann zwar auch von einer Person übernommen werden, so kann man aber zwischendurch mal zur Toilette…
• Kampfrichter: Mindestens zwei pro Kampffläche, optimal vier. Hier beim DDHF um Unterstützung durch DDHF Kampfrichter bitten! Zur Abgrenzung von den Teilnehmern lohnt es sich eine Art “Kampfrichteruniform” vorzuschreiben. Hier reicht schon so etwas wie ein weißes Hemd/Oberteil.
• Ausrüstungscheck: Kann evtl. von Kampfrichtern und Lüsnern übernommen werden. Für Reibungslose “Fließbandarbeit” werden drei oder vier Prüfer pro Ausrüstungscheckstation (fester Ort, der für ein zügiges Prüfen der Ausrüstung vorbereitet ist) benötigt. Unterschätze nicht wie lange es dauert, alle Teilnehmer zu überprüfen! Teste dein Setup und mache deine Helfer mit dem “Fließband” vertraut!
• Anmeldung: Prüfe die Anwesenheit der Teilnehmer. Ein Pool kann nur starten, wenn alle Teilnehmer darin auch anwesend sind. Eine entsprechende Checklist und regelmäßige Kommunikation mit der Turnierleitung ist nützlich. Es lohnen sich hier zwei Helfer, zur Not kriegt man das aber auch alleine hin. Nicht zu vernachlässigen: Anmeldebögen müssen von den Teilnehmern unterschrieben werden! Ansonsten macht das gerade mit Datenschutz und der Verwendung von Fotos Probleme.
• Aufbau/Abbau: Typischerweise kein Problem, hier helfen alle mit die da sind, schließlich haben die Kämpfe noch nicht begonnen und außer Anmeldung und Ausrüstungscheck hat noch niemand etwas zu tun. Den Aufbau rechtzeitig vor der Anmeldung starten, damit Teilnehmer nicht im Weg herum gehen.

Angenehm ist, dass die meisten Aufgaben keine große HEMA Erfahrung benötigen, du kann also auch gut Anfänger, Freunde und Verwandte einplanen. Ausnahmen davon sind das Prüfen der Schutzausrüstung und das Kampfrichten, dafür brauchst du etwas erfahrenere Leute. Wenn du davon zu wenige hast, lohnt sich der nächste Punkt umso mehr:

Beginne früh mit der Ausbildung interner Kampfrichter. Wenn möglich, veranstalte oder nimm eine (DDHF) Kampfrichterausbildung wahr. Ansonsten ist es schon sehr nützlich interessierte Kampfrichter regelmäßig normales Sparring richten zu lassen. Je mehr Übung sie vor dem Turnier bekommen, desto besser!

Zuletzt noch einer der wichtigsten Punkte für eine stressfreie Organisation: Delegation. Du kannst alles alleine machen, du tust dir aber keinen Gefallen damit. Es gibt ausreichend Aufgaben die sehr gut abgegeben werden können und nicht viel weitere Kommunikation benötigen. Beispiele dafür sind:

• Verpflegung/Catering
• Sponsoren/Sachpreise, Organisieren eines Händlers vor Ort
• Medien (Facebook, Fotos, Instagram, …)
• Pflege der Website
• Medaillen
• Merchandize (Patches, T-Shirts, Sticker, …)
• Rahmenprogramm (gemeinsames Abendessen, …)
• Anmeldungen und Kontrolle der Zahlungseingänge

Wenn du neues Merchandise designen möchtest solltest du das jetzt tun. Die Kommunikation mit Herstellern kann sehr langwierig sein und designen kann sehr lange dauern.

Auch die Kommunikation mit Sponsoren kann manchmal problematisch sein. Nimm dir dafür genügend Zeit! Du kannst die Sponsoren und Preise auch in der Werbung für das Turnier nutzen, à la “Schaut mal was es bei uns cooles zu gewinnen gibt!”, aber natürlich nur wenn die Preise schon rechtzeitig vorher da sind. Beachte hier, dass die Sponsoren dich und deinen Verein vermutlich nicht kennen, und auch nicht welches Event du planst. Für die Kommunikation ist es daher wichtig eine Website oder ähliches vorzeigen zu können, sowohl vom Verein als auch von der Veranstaltung. Neben “Wo, Wer, Wann, Was, Wie Viele” ist den Sponsoren wichtig, wie sie repräsentiert werden. Typisch sind Logo auf der Homepage/Facebook, Flyer/Banner/Poster oder andere Werbung vor Ort und Fotos vom Event, bei dem entsprechende Poster o.ä. zu sehen sind. Manche Sponsoren benötigen hier viel Vorlaufzeit, bei anderen kann es passieren, dass man “in zwei Monaten nochmal Anfragen” soll, sagen aber zumindest schon einmal zu. Viele Events buhlen um die Gunst der Sponsoren, auch hier lohnt es sich also früh dran zu sein.

Noch drei Monate zum Turnier

Zu diesem Punkt sollten alle relevanten Entscheidungen getroffen worden sein. Jetzt geht es noch um Ausführung.

Aktivitäten

• Anmeldung eröffnen
• Merchandise bestellen
• Sponsoren anfragen
• Zeitplanung beginnen
• Stark nach Helfern suchen. Helfer Aufgaben zuweisen.
• Hauptansprechpartner bei den Helfern festlegen
• Dokumente vorbereiten

Teilnehmer müssen rechtzeitig mit Unterkunft und Anreise planen können wenn sie einen Platz auf deinem Turnier bekommen. Drei Monate vorher hat sich bisher als eine gute Zeit herausgestellt um zum einen noch auf Probleme und Sonderfälle bei der Anmeldung reagieren zu können und gleichzeitig den Teilnehmern genügend Zeit zu geben, ohne übertrieben weit im voraus die Anmeldung zu starten. Es lohnt sich das Einrichten einer Warteliste, HEMA Turniere sind häufig extrem schnell voll, aber es springen auch immer mal wieder Leute ab.

Merchandise dauert manchmal überraschend lang in der Bestellung. Zögere das nicht zu lange heraus!

Auch die Zeitplanung ist etwas was Teilnehmer für ihre eigene Planung früh haben möchten. Besonders wichtig ist: Wann beginnt das Turnier, und wann endet es (wahrscheinlich)? Basierend darauf können Teilnehmer entscheiden, ob sie am Tag des Events an- und abreisen, oder eine Übernachtung benötigen. Damit aber gerade das Ende des Events gut abgeschätzt werden kann muss eigentlich die gesamte Zeitplanung zumindest grob stehen. Du kannst dich hierfür am Abschnitt “Das Turnier” orientieren. Achtung: Gerade wenn das dein erstes Turnier ist, teste wie lange Dinge brauchen! Zeitplanung “Pi mal Daumen” kann zwar gut gehen, öffnet aber Tür und Tor für Verzögerungen oder unnötigen Leerlauf. Vergiss hier auch nicht, genügend Puffer einzuplanen, und deinen Helfern auch mal Pausen einzuräumen!

Nun wird es spätestens Zeit verstärkt nach Helfern zu suchen. Scheue nicht davor bei jeder Gelegenheit daran zu erinnern, dass du noch Helfer brauchst. Sprich hier auch direkt einzelne Personen an, gerade bei den Kampfrichtern. Da die Fragen kommen werden, habe immer im Hinterkopf wie viele Helfer du für welche Aufgaben noch benötigst. Es lohnt sich auch, die Helfer schon grob Aufgaben zuzuweisen um den Überblick zu wahren, und damit du neben “Wie viele Helfer?” auch die Frage “Welche Aufgaben?” beantworten kannst. Eine Übersicht der Aufgaben gab es im vorherigen Abschnitt zur Referenz.

Dir als Hauptorganisator muss klar sein, dass alle deine Helfer während des gesamten Turniers bei jeder noch so kleinen Frage zu dir kommen werden. Dafür hast du keine Zeit. Es lohnt sich also für die einzelnen oben genannten Aufgabengruppen einen Haupthelfer festzulegen, der für alle Helfer dieser Gruppe der Hauptansprechpartner ist und Entscheidungen trifft, ohne diese mit dir absprechen zu müssen. Gerade diese Haupthelfer müssen vorher sehr gut in den Ablauf und deine Vorstellung vom Turnier eingewiesen werden.

Zum Schluss in diesem Abschnitt noch eine sehr lästige Arbeit: Diese Turniere sind immer eine furchtbare Zettelwirtschaft. Dein Ärger mit diesen Zetteln kann aber durch gute Vorbereitung reduziert werden. Bereite also schon einmal Dokumente vor mit dem Ziel, dass sie zum einen vor Ort leicht zu benutzen sind, und zum anderen im Nachhinein von dir leicht ausgewertet und weiterverarbeitet werden können. Der DDHF bietet hier schon einige Dokumente an, die leicht allem Bedarf angepasst werden können. Beachte hier auch, dass es einige rechtliche Auflagen zu erfüllen gilt (Thema Datenschutz, Fotos, Haftungsausschluss…). Auch hier hat der DDHF bereits ein gutes Dokument vorbereitet, welches du nach Bedarf anpassen kannst, und das von allen Teilnehmern vor Ort unterschrieben werden muss. Einige wichtige und nützliche “Zettel”:

• Stichpunkte für die Lüsner, zur Referenz am Tisch falls Fragen aufkommen (Wie lange dauert ein Kampf in der Vorrunde? Bei welcher Punktedifferenz endet der Kampf? …)
• Zettel, in denen die Lüsner die Resultate der Gefechte mitführen
• Listen für Vorrundenkämpfe (Pools)
• Turnierbäume für Eliminations
• Kampflisten
• Zeitpläne
• Anmeldebögen (hier Datenschutz und ähnliche Dinge beachten)
• Ausrüstungscheckbögen
• Zettel zur Beschreibung der Orte (Das ist “Kampffläche A”, das ist die “Aufwärmfläche”, hier ist die “Ausrüstungscheckstation”, …)
• Zettel die Beschreiben, wo obige Orte von der aktuellen Position aus zu finden sind (Kampffläche A ist links von hier, …)
• Regelwerk und Ausrüstungsvorgaben gedruckt zur Referenz vor Ort. Am besten eine pro Kampffläche und Ausrüstungscheckstation.

Die Listen der Vorrunden und Eliminations sollten so (digital) vorbereitet werden, dass sie zum Beispiel von Excel automatisch ausgewertet werden können. Das spart Zeit und vermeidet Rechenfehler vor Ort. Es hat sich herausgestellt, dass es sich lohnt diese Dokumente in mehrfacher Ausführung vorliegen zu haben. Der Papierkrieg kann durch geschickte digitale Unterstützung (z.B. HEMA Scorecard) stark reduziert werden. Allgmein im Punkt Dokumente spielt Automatisierung und Wiederverwendung eine große Rolle. Wenn ein neues Dokument nötig wird, dann wird es auch beim nächsten mal wenn du das Event organisierst wieder nötig. Lege also am besten Digital einen Ordner an, auf den du nächstes mal wieder zurückgreifen kannst. Eine ähnliche Mentalität gibt es bzgl. Automatisierung: Wenn du eine simple Tätigkeit in Dokumenten (zum Beispiel systematisches Kopieren von Listeneinträgen) oft wiederholst, investiere Zeit in die Automatisierung dieser Tätigkeiten. Es wird sich lohnen. Das muss nicht unbedingt jetzt geschehen, aber natürlich bevor du dasselbe für das nächste Turnier wieder machen musst. Zur “Automatisierung” des Beantwortens von Fragen lohnt sich ein Anlegen einer FAQ auf die verlinkt werden kann, statt für jeden die gleiche Frage in aller Ausführlichkeit zu beantworten.

Noch zwei Monate zum Turnier

Aktivitäten

• Besorgen aller nötigen Materialien
• Veranstalten eines Probeturniers
• Finalisieren des Rahmenprogramms

Man vergisst immer etwas. Hier eine unvollständige Liste an “Zeug” das man für ein Turnier braucht:

• Zeitmesser
• viel Tape (markieren geprüfter Schwerter, der Kampfflächen, der Startpositionen, der “Gefahrenzone” um eine Fläche, …). Teste vorher ob dein für den Hallenboden vorgesehenes Tape auch wieder leicht abzubekommen ist!
• Tesa
• Scheren
• Punktezähler
• Armbinden (z.B. Rot/Blau, am Besten farblich auf die Punktezähler angepasst)
• Stifte
• Edding
• Maßband (zum Abmessen der Fläche und der Schwerter)
• Gewicht (Messen des Biegeverhalten der Waffe, z.B. ist bei DDHF Ranglistenturnieren vorgeschrieben, dass sich ein Langschwert bei 15kg Gewicht merkbar biegen muss.)
• Waage [mit Batterien!, alternativ rein mechanisch] (Prüfen des Gewicht der Waffe)
• Erste Hilfe Material (insb. Kühlspray oder ähnliches und Pflaster)
• …

Die beste Art um festzustellen ob man “alles hat” ist es auszuprobieren. Ich empfehle stark die Veranstaltung eines Probeturniers. Das muss kein ordentliches Turnier sein, sondern nur ein Event bei dem alle relevanten Stationen eines Turniers durchgespielt werden, also Aufbau, Anmeldung, Ausrüstungscheck, Gefecht. Das ist im kleinen Stil in 2-3 Stunden machbar, und extrem wertvoll. Auch ist es eine schöne Möglichkeit allen Helfern ein Gefühl für ihre Aufgabe zu geben.

Das Rahmenprogramm sollte spätestens jetzt finalisiert und kommuniziert werden. Ist z.B. ein gemeinsames Abendessen gewünscht sollte spätestens jetzt ausreichend Platz reserviert werden. Je nach Größe des Events und der gewünschten Location muss das evtl. auch früher passieren. Ähnlich zu den Materialien am Turnier gibt es hier einiges was man vergessen kann. Hast du z.B. genügend …

• Tee
• Kaffee
• Wasserkocher
• Becher
• Zucker
• Milch
• Kuchen
• Bananen
• Wasser
• Teller
• Besteck
• HEMA Waffeln (die von Manner)
• Tische
• Stühle
• …

Klar, einiges solltest du nicht “jetzt” für das Turnier kaufen, aber es lohnt sich daran zu denken.

Noch ein Monat zum Turnier

Es hat sich doch noch eine Entscheidung eingeschlichen…

Entscheidungen

• Sollen Pools bzw. Vorrundengruppen veröffentlicht werden?

Noch eine letzte Entscheidung: Einigen Fechtern ist es wichtig, zumindest über die Vorrunden hinaus zu kommen. Dafür bereiten sie sich, wenn sie können, explizit auf ihre Begegnungen in den Vorrunden vor. Es muss entschieden werden, ob du diese Vorbereitung ermöglichen möchtest, indem du die Vorrundengruppierungen im Vorfeld veröffentlichst. Beachte aber, dass du dich in deiner Flexibilität einschränkst: Wenn die Pools derart veröffentlicht werden, werden die Teilnehmer unzufrieden sein, wenn ihr Pool stark von dem Veröffentlichten abweicht. Auch sind spontan nötige Strukturänderungen des Turniers (basierend auf Nachfrage das Turnier vergrößern oder verkleinern) schwerer möglich.

Aktivitäten

• Startbegegnungen (z.B. Pools) festlegen
• Zeitplan fixieren und veröffentlichen
• Fehlende Helfer anwerben
• Alles Aufgeschobene schnellstmöglich erledigen

Die Wahl der Startbegegnungen (sogenanntes Seeding) ist essenziell für ein faires und repräsentatives Turnier. Hier gibt es viele Meinungen und Vor- und Nachteile von verschiedenen Methoden. Ich beschreibe hier nur die von mir präferierte Variante. Was bei einer rein zufälligen Verteilung leicht passieren kann ist, dass zu viele sehr gute Fechter in einem Pool starten. So passiert es, dass Fechter, die in einem anderen Pool fast sicher weiter gekommen wären bereits in der Vorrunde ausscheiden. Analog können “schwächere” Fechter weiterkommen, nur weil sie keine “starke” Konkurrenz im Pool hatten. Bemühe dich also gerade bei den Vorrunden dafür zu sorgen, dass jeder Pool etwa gleich viele “starke” und “schwache” Teilnehmer hat, wenn du das bewerten kannst. Eine einfache Möglichkeit ist hier nach HEMA Ratings zu gehen. Angenommen du sortierst alle Fechter nach ihrer Qualität, also z.B. 1 ist der “beste” Fechter, und 30 der “schlechteste”. Dann sollte der durchschnittliche Rang pro Pool etwa gleich sein. Mit dem durchschnittlichen Rang meine ich: Wenn zum Beispiel Fechter 1, 7, 13 und 26 in einem Pool sind, dann ist der durchschnittliche Rang dieses Pools 11,75. Zusätzlich ist zu beachten, dass Teilnehmer aus dem gleichen Verein möglichst in unterschiedlichen Pools landen sollten. Sie sind schließlich unter anderem auf deinem Turnier, um mal mit anderen fechten zu können. Wenn man möchte kann man hier noch mehr Details beachten, aber für unsere Zwecke ist das erstmal ausreichend.
Ein einfaches Vorgehen zu Seeden: Wie oben gehen wir von 30 Teilnehmer aus, die z.B. durch eine Rangliste sortiert wurden. Es soll sechs Pools à fünf Teilnehmer geben. Teile die Personen wie folgt auf:

Pool 1	Pool 2	Pool 3	Pool 4	Pool 5	Pool 6
1	2	3	4	5	6
12	11	10	9	8	7
13	→	→	→	→	↓
↓	←	←	←	←	←
→	→	27	28	29	30

Du folgst also einer Art “Schlangenlinie”, damit wird ein ähnlicher Durchschnitt pro Pool garantiert. Wenn nun ein Teilnehmer aus irgendeinem Grund in einen anderen Pool verschoben werden muss, versuche den Teilnehmer mit jemandem zu tauschen der in der gleichen Zeile steht.

Falls durch das Probeturnier noch Probleme aufgefallen sind sollten diese nun bekannt sein, und der Zeitplan für das Turnier kann fixiert und veröffentlicht werden.

Bemühe deine Anstrengungen um fehlende Helfer anzuwerben! Schrecke vor nichts zurück!

Du hast doch nichts aufgeschoben oder? Gut.

Noch eine Woche zum Turnier

Aktivitäten

• Anmeldung endgültig schließen
• Pools fixieren
• Kampfrichter daran erinnern sich möglichst zu “uniformisieren”
• Helfer und Kampfrichter detailliert in ihre Aufgaben einweisen
• Vorbereiten eines Feedbackbogens
• Vorbereiten einer Pressemeldung

Selbst wenn jetzt noch Teilnehmer ausfallen ist der Aufwand die Ausgefallen zu ersetzen die Probleme die das mit sich bringt nicht wert. 

Da die Anmeldung nun endgültig geschlossen ist können die Vorrundengruppierungen fixiert werden. Spätestens jetzt musst du das Seeding erledigen.

Sollte das vorher (z.B. beim Probeturnier) noch nicht geschehen sein solltest du spätestens jetzt deine Helfer auf ihre Rollen Vorbereiten. Insbesondere die Hauptansprechpartner sollten genau wissen was sie und ihre Helfergruppe zu tun hat.

Kein Event läuft perfekt. Damit du deines verbessern kannst musst du wissen wie es bei den Teilnehmern angekommen ist. Mach dir vorher Gedanken welche Art von Feedback dich am meisten interessiert. Wichtige Fragen die du hier stellen kannst sind diejenigen, deren Antworten Änderungen im nächsten Turnier informieren können. Wenn du beispielsweise etwas neues ausprobiert hast, frage explizit danach, wie den Teilnehmern das “Neue” gefallen hat, um herauszufinden, ob du das im nächsten Turnier wiederholen möchtest. Bereite den Bogen so weit vor, dass du ihn nach dem Turnier nur noch abschicken musst. In den Tagen nach dem Event wirst du viele andere Dinge zu tun haben werden, alles was du jetzt schon vorbereiten kannst ist eine Entlastung.

Ein Turnier ist eine gute Art der Werbung und ein Zeichen, dass man ein ernstzunehmender Sport ist. Es lohnt sich bei lokaler Presse anzufragen ob sie einen Artikel über das Turnier veröffentlichen möchten. Dafür kannst du selbst schon einmal einen Artikel vorbereiten. Auch wenn das Turnier noch nicht passiert ist kannst du den Großteil der Inhalte einfügen (was ist HEMA, wo findet das Turnier statt, welche Waffengattungen, wie viele Teilnehmer, welche Gruppe veranstaltet, etc.). Fehlende Details wie die Gewinner oder besondere Geschehnisse können nachträglich eingefügt werden. Natürlich können Pressevertreter auch dierekt zum Event eingeladen werden.

Das Turnier

Jetzt gilt es mit dem zurechtzukommen was du vorbereitet hat. Hänge nicht zu sehr an deinem Plan, sondern Triff zur Situation angemessene Entscheidungen. In diesem Abschnitt gehe ich etwas anders vor und “simuliere” ein Langschwertturnier mit 24 Teilnehmern. Die Vorrunden sollen vier jeder-gegen-jeden sechser Pools (nummeriert von eins bis vier) sein. Davon kommen jeweils die Besten vier weiter in eine Single Elimination. Ich nehme an, dass zwei Kampfflächen für Gefechte zur Verfügung stehen. Ich beschreibe den Ablauf dieses Turniers in chronologischer Reihenfolge, einschließlich eines empfohlenen Zeitplans. Wo nützlich, direkt mit Erläuterungen und grober Zeiteinschätzung. 

Aufbau

Beginn um 8:00 Uhr
Alle Stationen müssen aufgebaut und Zettel verteilt werden. Der Aufbau wird mindestens eine Stunde in Anspruch nehmen. Beachte, dass du Helfer die beim Aufbau helfen nicht gleichzeitig wo anders einsetzen kannst. Der Aufbau sollte also erledigt sein, bevor die Helfer ihren Hauptaufgaben nachkommen sollen. Aufgaben enthalten:

• Kampfflächen abkleben
• Tische für die Lüsner vorbereiten
• Ausrüstungscheckstationen aufbauen
• Anmeldetische aufbauen
• Zettel zur Navigation in der Halle aufhängen
• Zeitpläne und andere Infozettel aufhängen
• Alle Stationen mit dort nötigen Zetteln und anderem Material versehen
• Material der Sponsoren verteilen

Zum Material der Sponsoren, achte darauf, dass Poster und Banner gut sichtbar verteilt werden, insbesondere für Fotos. Achte zum Beispiel darauf, dass deren Poster durch entsprechende Platzierung auf Fotos der Siegerehrung wahrscheinlich zu sehen sein werden.

Anmeldung

Beginn um 9:00
Etwa anderthalb bis zwei Stunden vor geplantem Beginn der Kämpfe sollte die Anmeldung öffnen. Die Zeit muss reichen, damit alle aus den ersten Pools durch den Ausrüstungscheck kommen, du Zeit für eine Begrüßung hast, und die Teilnehmer noch genügend Zeit zum Aufwärmen haben. Für die Helfer bei der Anmeldung ist es wichtig darauf zu achten, dass jeder Teilnehmer vorbereitete Erklärungen auch unterschreibt! Es ist kein Spaß den Unterschriften im Nachhinein hinterherzulaufen. Wenn du Zettel wie Anmelde-/Ausrüstungscheckbogen an die Teilnehmer herausgibst ist es wichtig ihnen eindeutig zu erklären was sie damit tun sollen, zum Beispiel wo sie es nach dem Ausfüllen abgeben sollen. Ansonsten ist noch zu beachten, dass gerade die Helfer bei der Anmeldung den Zeit und Lageplan genau kennen sollten. Sie sind der erste Kontakt der Teilnehmer mit dem Event, und werden entsprechende Fragen abbekommen.

Ausrüstungscheck

Beginn um 9:00 Uhr
Sobald die Anmeldung öffnet sollte auch der Ausrüstungscheck starten, damit alle eintrudelnden Teilnehmer so schnell wie möglich abgearbeitet werden können. Helfer beim Ausrüstungscheck müssen unter Umsänden dafür sorgen, dass Teilnehmer in den ersten Pools bevorzugt geprüft werden, damit deren Pools rechtzeitig starten können. Beachte, dass Helfer die beim Ausrüstungscheck stehen voraussichtlich nicht bei den ersten Pools am Lüsnertisch mithelfen könenn (je nach Größe des Events und der Zeitplanung).

Begrüßung

Gegen 9:45 Uhr
Etwa 45 Minuten vor Beginn der Kämpfe ist es eine schöne Geste die Teilnehmer zu begrüßen, aber halte es kurz, die Zeit ist knapp. Du kannst die Gelegenheit nutzen um brennende Fragen zu beantworten, den groben Ablauf noch einmal anzusprechen, auf Sonderheiten und Angebote einzugehen und den Teilnehmern deine Wertevorstellungen für dieses Event zu erklären.

Start der Vorrunden

Um 10:30 Uhr
In unserem Beispiel beginnen Pools eins und zwei je auf einer eignen Kampffläche. Wenn jeder gegen jeden fechtet finden in einem Pool aus sechs Teilnehmern (n*(n-1))/2 = (6*5)/2 = 15 Kämpfe statt. Wenn wir etwa vier Minuten pro Kampf kalkulieren (vorher ausprobieren!) sind die ersten Pools gegen 11:30 abgeschlossen.

Zweiter Teil der Vorrunden

Um 12:00 Uhr
Deine Helfer und Kampfrichter sollten nach den vorhergehenden Pools etwas Pause machen können. Ich empfehle also einen Puffer von mindestens 30 Minuten. Wieder dauern die Gefechte c.a. eine Stunde, enden also gegen 13:00.

Vorrundenresultate ausrechnen, Begegnungen der Eliminations bekannt geben

Ab 13:00 Uhr
Plane hier genug Zeit ein. Das Berechnen kann unangenehm lange dauern, und die Teilnehmer brauchen etwas Zeit nach Veröffentlichung der Vorrundenresultate um sich auf die Eliminations vorzubereiten.

Start der Eliminations

Ab 14:30 Uhr
Gib hier sowohl deinen Helfern als auch den Teilnehmern genügend Zeit. Vergiss nicht, dass die Teilnehmer, sobald sie wissen dass sie weiter sind, wieder einige Zeit für Vorbereitungen und Aufwärmen brauchen. Auch brauchen gerade deine Kampfrichter längere Pausen, um die Konzentration oben zu halten. In unserem Beispiel kommen pro Pool 4 Teilnehmer weiter, die Eliminations bestehen demnach aus 16 Teilnehmern, bzw. beginnen mit den Achtelfinals. Insgesamt finden also n=16 Gefechte statt (einschließlich eines Kampfes um Platz 3). Möchtest du für die Eliminations nur eine Fläche nutzen (das ist spannender!) solltest du bei c.a. 5 Minuten pro Kampf also etwa anderthalb Stunden für die Eliminations einplanen.

Siegerehrung, Bedanken bei Helfern, Verabschieden

gegen 16:30 Uhr
Erinnere (wenn geplant) hier noch einmal an das gemeinsame Abendessen. Hier sind alle versammelt, werde also nochmal alles los was dir auf dem Herzen liegt. Zieh es aber nicht in die Länge, die Leute wollen duschen und haben hunger.

Abbau

Ab 17:00 Uhr

Ein Tag nach dem Turnier

Aktivitäten

• Feedback einholen
• Resultate veröffentlichen
• Pressemeldung herausgeben

Passe den vorbereiteten Feedbackbogen nach Bedarf an und schicke ihn an Teilnehmer, sowie alle Helfer und Kampfrichter.

Dein Turnier ist vorbei, die ganze Welt will wissen wie es ausgegangen ist! Schiebe das nicht zu lange heraus. Andere Leute werden es auch auf sozialen Medien veröffentlichen wollen, geben hier aber typischerweise dem Veranstalter Zeit das als erstes zu machen. Die Top 3 pro Turnierformat reichen hier schon, eine detaillierte Veröffentlichung der Ergebnisse kann auch gut später erfolgen.

Die vorbereitete Pressemeldung kann um Details ergänzt und an lokale Presse geschickt werden.

Eine Woche nach dem Turnier

Aktivitäten

• Fazit und Konsequenzen aus dem Turnier ziehen
• Feedback intern besprechen
• Resultate an HEMA Ratings weiterleiten
• Ranglistenergebnisse an den DDHF weiterleiten
• Fotos/Videos zur Verfügung stellen/veröffentlichen
• Rückmeldung an die Sponsoren

Inzwischen sollte ausreichend Feedback der Teilnehmer eingegangen sein. Solange das Turnier frisch ist ist es wichtig intern zu analysieren wie das Turnier gelaufen ist, was gut lief und beibehalten werden sollte, was nicht so gut lief und verändert werden muss. Das kann jeden Abschnitt des Organisation betreffen. Dazu zählt natürlich auch die Besprechung des Feedbacks der Teilnehmer. Besonderen Fokus sollten die Regeln bekommen, die du nach den Erfahrungen des Turniers (also der praktischen Anwendung der Regeln) jedes Jahr überarbeiten solltest.

Nun müssen die Ergebnisse (wenn gewünscht) auch an HEMA Ratings und an den DDHF weitergeleitet werden. Dem DDHF genügt hier die Platzierung jedes Teilnehmers, aber HEMA Ratings will das Ergebnis jeder Begegnung wissen, in Excel Listen. Das ist nicht schwierig, aber unter umständen aufwendig. Der ganze Prozess kann aber gut durch zum Beispiel automatisierte Excel Listen unterstützt werden.

Auf so einem Event machen viele Leute Videos und Fotos. Es lohnt sich, einen zentralen Ort zur Verfügung zu stellen, an dem diese Medien hoch- und heruntergeladen werden können. Auch selbst gemachte Fotos und Videos sollten jetzt veröffentlicht werden.

Jetzt gilt es noch einmal deine Sponsoren zufriedenzustellen. Einige wollten vielleicht Fotos, oder wollen ihre Banner zurückgeschickt bekommen. Das solltest du jetzt erledigen, und dich dabei auch noch einmal Kontakt suchen. Ein freundlicher Umgang mit den Sponsoren erhöht die Chance, dass sie dich in Zukunft wieder unterstützen werden.

Weiter geht es bei “Noch 9 Monate zum Turnier”…

„Haben Sie manchmal Déjà-vus?“ – „Haben Sie mich das nicht gerade gefragt?“
— aus “Und täglich grüßt das Murmeltier.”